« Organisation » : le mot d’ordre pour les entreprises multi-projets
La multiplication des projets au sein d’une entreprise est en général un signe positif pour l’activité ; mais en cas de mauvaise gestion, c’est aussi un risque potentiel la structure et les collaborateurs. La solution pour mener à bien plusieurs projets en parallèle : organisation et priorisation.
S'or-ga-ni-ser : rien de plus simple pour ne pas gaspiller d’énergie et au contraire la canaliser de manière efficace et productive. Dans la vie quotidienne, savoir organiser ses journées – surtout quand elles sont chargées – permet de s’épargner des efforts inutiles, de la perte de temps et de la frustration. De la même façon, la planification en entreprise est un excellent moyen pour mobiliser les bonnes ressources, au bon moment, tout au long d’un projet... et a fortiori lorsqu’il s’agit d’en gérer plusieurs à la fois ! L’organisation devient alors indispensable pour ne pas s’éparpiller, à tenter de finaliser plusieurs projets à la fois sans leur accorder le temps nécessaire, et au final se retrouver débordés.
C’est un exercice qui, s’il se révèle rapidement payant, nécessite toutefois de se dégager un créneau (d‘abord en amont, pour déterminer les étapes clés et les priorités et élaborer un calendrier, puis tout au long du projet) afin de valider, évaluer et réaménager au besoin.
Prendre du recul
Quand on reçoit une commande de projet, il est très tentant de s’y jeter immédiatement… Halte ! C’est au contraire le moment idéal pour prendre sa loupe et le décortiquer : si les grandes lignes du projet peuvent déjà donner une idée de planning, il est nécessaire de morceler le projet en étapes progressives et, bien sûr, d’établir les priorités. Une fois identifiées, ces dernières peuvent être hiérarchisées par ordre d’urgence – et non de facilité – dont découleront logiquement les prémices d’une trame organisationnelle.
Vient ensuite la définition des tâches. Afin d’établir un calendrier réaliste et robuste, il est important d’en dresser une liste la plus exhaustive possible, de les catégoriser et de leur adjoindre leurs caractéristiques principales : quel service, quelle personne, quelle ressource (interne ou externe) faire intervenir ? Combien de temps ces tâches prendront elles ?
Centraliser la gestion de projets et avancer pas à pas
Une fois ces éléments identifiés, il sera ainsi possible d’établir un plan sur le long terme, couvrant le projet du début à la fin. À ce stade qu’avoir recours à un outil de planification devient utile : un simple agenda bien tenu et des to-do lists régulière peuvent suffire, mais employer un outil de gestion partagé permet un suivi bien plus efficace, doublé d’un maximum de visibilité sur l’ensemble des projets et des forces vives impliquées. Il existe de nombreuses plateformes (logiciels SaaS, applications, services en ligne) collaboratives permettant de centraliser toutes les données de vos projets et de les mettre en parallèle. Leur principe de fonctionnement s’inspire généralement des méthodes les plus populaires de management de projets : lean management, kanban, méthode du chemin critique ou encore méthode PERT. Bien sûr, ces mêmes méthodes peuvent aussi se matérialiser sur papier plutôt que numériquement : chacun son support, du moment que tout le monde s’y retrouve et que des informations ne se perdent pas en route !
Tout réunir en même endroit est d’autant plus important lorsque plusieurs collaborateurs sont impliqués. Le chef de projet peut ainsi très facilement voir la charge de travail allouée à chacun – et s’il est nécessaire de la modifier – ainsi que les points d’étapes importants, tous projets confondus. Les collaborateurs, eux, peuvent également suivre l'avancée de la progression des tâches et adapter leur travail au besoin. Utiliser le même outil ou la même méthode garantit par ailleurs une cohérence du workflow, de la communication et, par conséquent, des livrables.
Rester à jour et communiquer, les vrais secrets de l’organisation multi-projets
Le planning établi en amont n’est pas immuable. On aura beau concevoir une planification des tâches optimale, des incidents peuvent toujours venir la bouleverser… C’est pour cette raison que garder un œil sur l’ensemble de ces tâches reste le meilleur moyen de s’épargner des mauvaises surprises, tout en gardant de la souplesse et une marge de manœuvre suffisante pour pallier d’éventuels contretemps. Autre réflexe indispensable : rester à jour ! Si le plan long terme constitue un bon point de départ, il est nécessaire d’organiser ensuite ses journées ou ses semaines pour s’y tenir et suivre la progression du projet. Pour cela, les to-do lists sont un excellent outil de monitoring.
Renseigner régulièrement le statut des tâches permet en effet de pointer les retards, de rapidement mettre en place des actions pour y remédier et ainsi, peut-être, de prévenir un effet d’accumulation « boule de neige ». À noter au passage qu’indiquer la fin d’une tâche peut s’avérer extrêmement motivant : quoi de plus satisfaisant que de rayer une ligne de sa to-do (sachant que le même sort attend la suivante) ?
Cependant, aussi clé soit-elle pour mener efficacement plusieurs projets en parallèle, l’organisation n’est rien sans une communication active et régulière. Tous les outils de planification au monde ne sauraient remplacer les échanges directs entre les différents acteurs. Qu’il s’agisse de signaler un obstacle, un changement dans le planning ou un nouvel élément, les collaborateurs concernés doivent être informés afin de rester sur la même longueur d’ondes mais aussi participer à l’élaboration de solutions le cas échéant, ou valider celles qui ont été imaginées. À cela doivent s’ajouter des points réguliers en personne entre les collaborateurs et les différents niveaux hiérarchiques autour du projet.
S’astreindre à rester à jour et se poser régulièrement pour évaluer l’avancement et agir en curatif ou préventif devient tout aussi nécessaire lorsqu’un projet est réalisé par une seule et même personne.
Lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs projets de front, planification et prise de recul sont donc les maîtres-mots. Si l’organisation elle-même dépendra de chacun, cet exercice incontournable offre à tous une vue d’ensemble qui aide à mieux appréhender les tâches à venir, à rester serein et ainsi à concentrer son énergie sur leur réalisation, au fur et à mesure, de façon fluide et efficace.